今度のボランティア先は、地元密着型センターでのアドミンの仕事。要するに事務職。新しくセンター長になった人が、リポートなどをエクセルを使用しフォーマットを作ってほしいと希望。それのお手伝い。
私もアドミンの仕事が一番長かったので、長く仕事をするならアドミンに戻りたいなと思っている。だけど、約１２年ほどブランクがあるので、ここで新たな経験を積んどきたいな〜とセンター長にお願いしたのだ。
第一回目は、センターのツアーをしてもらい、軽くこれからの希望を聞き、余った時間にパンフレットの準備と冷蔵庫の掃除をした。ツアー中に見た冷蔵庫が気になり、「時間余ってるので掃除していいですか？」と。
出てきた、出てきた。１月に賞味期限のヨーグルト、５種のディップ、干からびたサラダなどなど。許可を取って捨てた。棚を拭き、引き出しを洗ってスッキリ。
だけど、本当はもっとやりたかった。でも、やると驚かれるので我慢。そう、一度掃除スイッチが入るととことんやりたくなる。が、日本の人には当たり前の全部出して、全部洗うをやるとこちらの人には驚かれるのだ（経験済み）。
だから、私としては手抜きかなと言うくらいで止めとかないといけない。私の理解としてはお金をもらってないんだからそこまでしなくても、って言うことなのかなと思っている。でも、きれいにするならとことんと思うが、引かれちゃうのでストップ。
その辺の調節が難しい。
さて、第二回目は本目的のエクセルでのフォーマットづくり。
久々にエクセルを使うので、ちょっとドキドキ、でもわくわく。早速、現在使っているファイルを見せてもらう。
まず、驚いたのはタブが２０個近くもひとつのファイルにあって、見にくい。
マネージャーいわく、１ファイルで「大人コース、大人ワークショップ、こどもコース」を網羅しているけど、見にくいので３つのファイルに分けて管理したい。
ひとつのシートを見本として見る。
ふむ、コース名、担当者名、曜日、時間、生徒情報、会員か非会員か、金額、請求書番号、請求日、支払い済みかなどの項目があった。その他にも、先生への支払い、材料料、準備料などの費用の欄。そして、このコースからの収益がどのくらい出ているか、など。
はい、はい。なるほどね。
コース以外のシートとしては、先生の情報（名前、コース、連絡先）、これまた先生の（名前、コース、コース料金）、曜日ごとのシート、４学期制なのでその情報となんだかひとつのシートで全部の情報を入れておいて、ほしいのだけ抽出できるようにしておけばいいのにな〜、面倒なことしているな〜と思った。
最後に「マネージャーの管理シート」というのがあって、そこに全コースでの利益、先生の人数、生徒数、クラス数など一年間の動きがひとつの表になっていた。そして、どのクラスが利益率が高いかのランクなども。
一通りどんなものかを見たので、実際にどんなふうに計算させているかを見ようとセルをクリックすると…
え、計算式入ってない！
表のあちこちをクリックする。
え、これまた計算式入ってない！
まさか、まさか。
あ～、エクセルなのにワープロとして表を作ってる！
予想外の使い方に唖然としてしまった。
前任の方、きっとエクセルがどんなに便利なものか知らずに全て手入力、全て手計算していたのね。お、お疲れさまでした。
ちなみに、エクセルは表を作って計算式をいれると、自動で計算、必要な情報を関数を使って抽出させたり、グラフを作ってくれたり、超便利。仕事を楽にさせてくれる優れものなのだ。
